La mise sous pli est une tâche qui s’intègre dans le processus de marketing et de communication. Également appelée publipostage, elle est une opération qui consiste, notamment, à mettre un ou plusieurs documents dans une enveloppe. Cette dernière est à envoyer à un destinataire précis. En entreprise, la mise sous pli peut être incluse dans la démarche de traitement du courrier. Cette tâche peut être réalisée en interne, mais peut également être externalisée. Quelle est donc la solution la plus avantageuse pour une entreprise pour la mise sous pli ? Les éléments de réponses à travers ce billet.
Les principaux enjeux de l’internalisation de la mise sous pli
Bien qu’à notre époque la digitalisation est un phénomène qui gagne du terrain dans tous les secteurs, dont celui de l’entrepreneuriat, le courrier papier est toujours d’actualité. Ainsi, dans le cadre de leur démarche marketing, de nombreuses entreprises procèdent encore à la mise sous pli du courrier destiné à des clients ou à des prospects. L’envoi de documents par la mise sous pli est une tâche qui peut être réalisée par des salariés de la société. Dans cette optique, une équipe sera dédiée à la réalisation de cette mission et du matériel spécifique est utilisé.
Pour une entreprise, l’internalisation de la mise sous pli propose certains avantages intéressants. Parmi les plus notables d’entre eux, on peut citer :
- Un meilleur respect de la confidentialité du courrier ;
- Un suivi plus simple des étapes du processus ;
- Le contrôle total des opérations par l’entreprise.
Néanmoins, des inconvénients peuvent également être constatés. En effet, la réalisation en interne de la mise sous pli peut entraîner des coûts plus ou moins importants. L’exécution de l’opération peut requérir l’achat d’un équipement spécifique, mais aussi le recrutement d’un ou plusieurs salariés. Ce qui constituera des charges supplémentaires à gérer par l’entreprise. Par ailleurs, il sera nécessaire de former les agents en question pour assurer un usage optimal des outils indispensables à la mise sous pli.
Les avantages et les inconvénients à considérer en externalisant la mise sous pli
L’externalisation consiste au fait de déléguer une partie ou la totalité d’un service au sein de l’entreprise à un prestataire. Ce dernier est un professionnel, spécialisé et expérimenté dans le domaine concerné. La société sous-traitante mettra à la disposition de son client les moyens humains et matériels nécessaires à l’exécution des tâches qui lui sont confiées. Les recommandations et les objectifs du client seront stipulés dans un cahier de charge. Comme divers services en entreprise, la mise sous pli peut être externalisée.
Comme l’opération sera confiée à un prestataire qualifié, l’entreprise pourra donc bénéficier de différents avantages, tels que :
- Un gain de temps considérable
Effectivement, la mise en pli est une tache dont la réalisation passe par de nombreuses étapes. En plus d’être chronophage, elle est très rébarbative. Ainsi, en l’externalisant, l’entreprise gagnera un temps considérable, notamment pour pouvoir se concentrer sur son cœur de métier. De plus, le prestataire se consacrera exclusivement sur la réalisation de la tâche, permettant ainsi à la société d’obtenir des résultats satisfaisants dans les plus brefs délais.
- Une réduction des coûts
Comme pour l’externalisation de tout autre service en entreprise, l’avantage de la sous-traitance de la mise en pli repose grandement dans une logique de réduction de coûts. En effet, la société cliente n’aura plus à effectuer des achats de matériels ou autres dépenses relatives à l’exécution du processus de mise en pli.
En ce qui concerne les limites de l’externalisation de la mise sous pli, il est à noter que le courrier de la firme sera manipulé par un organisme externe. Cela peut constituer un risque non négligeable en termes de confidentialité des données de l’entreprise, qu’il s’agisse du contenu des documents ou encore des coordonnées des destinataires. Pour une meilleure protection, il convient d’établir un contrat clair et approprié.
